Институт Знаний
Система управления знаниями компании Te-Caffe
 
О системе
Откуда беруться знания
Семинары и тренинги.
После семинара должен рождаться документ с новым полезным знанием. Под документом может подразумеваться текст, видео или аудиофайл.

Рефлексии после каждого блока обучения.
В конце каждого блока обучения необходимо снимать с обучаемого рефлексию по знаниям блока: Что понятно? Что не понятно? Какой был вау-эффект?

Консультация с Наставником.
Консультация может быть двух видов: срочная (если что-то не понятно) и после рефлексии, в результате которой может произойти корректировка знаний обучаемого, а также знаний в самой системе.

Предыдущий опыт (из опыта сотрудников).
Мы дополняем наш институт знаний, снимая рабочий опыт с сотрудника. Если сотрудник обладает каким-либо важным знанием, которое не описано в системе, руководитель отдела ставит задачу на сотрудника описать это знание через форму обратной связи в LMS на странице "Поделиться знанием".

Если сотрудник сам хочет поделиться каким-нибудь знанием, он ставит задачу на себя, отмечая руководителя отдела наблюдателем. После чего описывает это знание через форму обратной связи в LMS

Регламенты.
Регламенты - набор документов, в которых описаны схемы бизнес-процессов, сценарное поведение для этих бизнес-процессов, разговорные скрипты и чек-листы по выполнению задач.

Вся система описана в регламентах. Все изменения регулярно обновляются и дополняются согласно регламенту изменений.

Ситуативное обучение.
Ситуативное обучение - обучение, которое строится на выявленных знаниях после экстренной или нестандартной ситуации. Сотрудники, принимающие решение в нестандартной ситуации описывают свой опыт через форму обратной связи в LMS.

Сотрудник может проявить инициативу и описать это знание сам, получив за это бонус в "карму". Также сотруднику может быть поставлена задача от руководителя на описание знания.

Нормативные документы.
Нормативные документы и изменения в них могут являться источником знаний. В системе знаний обязательно должны быть ссылки на нормативные документы там, где это необходимо.

В компании должно быть ответственное лицо (например, юридический отдел на аутсорсе), которое отслеживает все изменения в нормативных документах.

В договоре с юристами должно быть прописано, что в случае не уведомления об изменениях в нормативных документах, касающихся деятельности компании, всю ответственность за штрафные санкции несет отдел юристов.

Нанимаем эксперта / Лекции с внешними и внутренними экспертами.
Внешний эксперт формирует понимание в необходимости создания некоторых документов и регламентов. Сотрудники, которые работают с экспертом, должны фиксировать эти знания и формализовывать через форму обратной связи в ЛМС.

Эксперт назначает ответственного на уровне руководителей. Руководитель отдела назначает ответственного на уровне своего отдела.

!КК Глоссарий.
Для общего понимания системы обучения должен быть разработан единый глоссарий. Он позволяет выровняться в понимании слов, их значений и смыслов.

Обмен опытом между сотрудниками.
Для более глубокого понимания работы всех отделов каждый сотрудник может пройти стажировку в других отделах компании. По результатам этой стажировки он должен написать эссе с позиции рефлексии.

Каждый сотрудник, желающий получить знание, не описанное в компании, может пройти самостоятельное обучение и оцифровать полученную информацию через форму обратной связи в LMS.

!КК Выравнивание понимания на общих собраниях
Сперва сотрудник оставляет боли и/или вопросы через специальную форму для обратной связи перед планеркой. Руководитель отдела готовится к планерке, анализирует, структурирует информацию и подготавливая ответы и решения.

По результатам планерки и принятым в ходе обсуждения решениям руководители отделов встречаются очно или методом видеоконференцсвязи с исполнительным директором. В итоге исполнительный директор выносит решение о внесении изменений по алгоритму работы или оптимизации рабочих процессов посредством обращения с проектом приказа персонализировано.

На основании обсуждения проекта приказа формируется его финальная версия и спускается руководителям отделов, которые на планерке оповещают сотрудников о результатах его рассмотрения.

Индивидуальные исследования с обратной связью (рефлексией)
Самостоятельное обучение на конкретные темы с дальнейшей презентацией изученной информации для сотрудников. Индивидуальные исследования делятся на внутренние и глобальные (тренды). Полученные знания оцифровываются в форме обратной связи в LMS. Редактор LMS, получивший знания заносит их в нужный блок обучения.

Google
Уметь гуглить - основная обязанность сотрудника. Важно уметь гуглить по ключевым словам.

В случае возникновения новых вопросов, необходимо помнить о Google/Yandex, как об основном источнике общих знаний и практики, собранных со всего мира.

Верифицированные источники знаний (Консультант).
Юрист мониторит изменения в законодательстве и уведомляет об этом сотрудников в Новостном чате, а также направляет новостное письмо с указанием источника. Редактор LMS вносит изменения в знания, которых это касается.

!HR Тестирование кандидатов при собеседовании (умственное и психологическое)
Наставник и HR готовит кандидату тест-опрос для определения его общего уровня развития, а также психологическую стабильность XDD

По результатам тест-опроса кандидат приглашается на личную встречу.

При личной встрече проводится стресс-собеседование в лайт-формате (собеседование в присутствии 2-3 человек). На основании этой встречи делается психологическое заключение. Целью такого собеседования является определение выявление способности кандидата реагировать на неуместные вопросы. Вопросы на собеседовании необходимо задавать в строго заданных рамках.

Дополнительное обучения сотрудников
Компания предоставляет своим сотрудникам возможность повышения квалификации. Повышение квалификации для сотрудников делится на два типа: 1) условно бесплатное; 2) то, на которое компания тратит определенные значительные средства. Повышение квалификации со значительными затратами оформляется посредством заключения Ученического контракта.

!HR Выдача квалификационного документа после тестирования
При тестировании внешним аудитом, либо внутри компании посредством LMS, выдается некий сертификат, который в дальнейшем закладывается в портфолио личного дела сотрудника. Подтвержденные знания и умения помогают сотруднику в продвижении по карьерной лестнице и в определении себя в квалификационной таблице.

Ролевые игры (формируют новые кейсы и знания)
Это - процесс имитирования различных ситуаций и выхода из них, а также формирование новых знаний для работы с ними. Полезен, как процесс "обкатки" новых моделей поведения. Нужен при работа с новыми кандидатами. Полезен, как проверки на прочность текущих моделей поведения.

Целью проведения ролевых игр является, в том числе, снижение уровня стресса в нестандартных ситуациях и повышения уровня подготовки к ним.

Если в ходе ролевых игр были выявлены новые знания, мы обязаны их формализовать через единую точку входа информации.

Детальный разбор разговоров, отдела аналитики
С определенной периодичностью проводится детальный разбор неудачного разговора, с целью определить, что в нем было хорошо, а что можно было сказать лучше. В первую очередь мы слушаем новых сотрудников на соответствие стандартам разговоров.

В программе "прослушки" есть библиотека лучших разговоров, которые можно использовать как пример для новых сотрудников.

Проектный офис, «вечеринки»
Раз в месяц по вторникам в компании "МиниСклад" проводится большая "стратегичка". На этом мероприятии происходит планирование и разбор стратегических задач, новых проектов, новых OKR-целей.

Раз в месяц проводится большое собрание со всеми сотрудниками компании.

Периодически руководство компании МиниСклад проводит глобальные выездные стратегические сессии для всех сотрудников компании для единого образа будущего – видение собственника дополненное видением сотрудников
Как знания снимаются и формализуются
Предыдущий опыт (из опыта сотрудников).
Мы дополняем наш институт знаний, снимая рабочий опыт с сотрудника. Если сотрудник обладает каким-либо важным знанием, которое не описано в системе, руководитель отдела ставит задачу на сотрудника описать это знание через форму обратной связи в LMS на странице "Поделиться знанием".

Если сотрудник сам хочет поделиться каким-нибудь знанием, он ставит задачу на себя, отмечая руководителя отдела наблюдателем. После чего описывает это знание через форму обратной связи в LMS

Ситуативное обучение.
Сотрудники, принимающие решение в нестандартной ситуации описывают свой опыт через форму обратной связи в LMS.

Сотрудник может проявить инициативу и описать это знание сам, получив за это бонус в "карму". Также сотруднику может быть поставлена задача от руководителя на описание знания.

Индивидуальные исследования с обратной связью (рефлексией)
Полученные знания оцифровываются в форме обратной связи в LMS. Редактор LMS, получивший знания заносит их в нужный блок обучения.

Верифицированные источники знаний (Консультант).
Юрист мониторит изменения в законодательстве и уведомляет об этом сотрудников в Новостном чате, а также направляет новостное письмо с указанием источника. Редактор LMS вносит изменения в знания, которых это касается.

Выдача квалификационного документа после внесения знания
При внесении знания посредством LMS и проверки его экспертным советом (депортаментом) компании , выдается некий сертификат, который в дальнейшем закладывается в портфолио личного дела сотрудника. Подтвержденные знания и умения помогают сотруднику в продвижении по карьерной лестнице и в определении себя в квалификационной таблице.
Учебные материалы и оценочные средства
● Видеокурсы

o Видеокурсы обязательно загружаются в/на ________ в формате _______ [1] (например ютуб/гугл-диск в формате MP4 и т.п., с указанием качества).

o Определить место записи видеоинструкций, или решить что они будут записываться ситуативно [2] .

o Регламентированная продолжительность видео-урока составляет ___ минут [3] . Могут быть разные градации видеоуроков по времени и по жанру, тематике.

o Важно уметь производить запись экрана, например, как работать с Битрикс24.

● Офлайн курсы

o Офлайн курсы могут быть на следующие темы:

▪ тренинг по продажам;

▪ тренинг по ораторскому мастерству;

▪ узкопрофильные лекции и курсы, например по финансам;

▪ экскурсии по посещению склада и отдела фулфилмента.

● Сторителлинг, лонгриды, шортриды (учебные материалы)

o Ссылки на статьи с источниками:

▪ "Тайм-менеджмент", Архангельский Г. А.

▪ "Е-гений", Чичваркин

▪ фильм "Звездные войны" [4]

▪ «Пиши сокращай»

● Регламенты (сценарные скрипты)

o Регламент описывает отдельный бизнес-процесс. Сотрудники, которые вовлечены в него, должны обладать знаниями, которые описаны в этом бизнес-процессе.

● Инструкции и разговорные скрипты

o Инструкция или разговорный скрипт описывает отдельную ситуацию или действие (например, как работать с кассой или CRM, общаться с конфликтным клиентом). На каждую должность должны быть свои инструкции и разговорные скрипты, которые содержат набор знаний для выполнения своих обязанностей.

● Живое общение с Наставником

o Наставник оценивает сотрудника/кандидата по чек-листу. [5]

o Наставник может простым языком объяснить инструкции и регламенты сотруднику [6] [7] .

● Тайный покупатель

o Тайный покупатель оценивает сотрудника/кандидата по чек- листу [8] [9] .

● Диалоги

o Разбор неудачных или удачных разговоров сотрудника с клиентом. Разбор проводится по принципу что было хорошо?/что можно улучшить?

o Ролевые игры в формате "Клиент-сотрудник".

● Кейсы

o События, опыт нашей компании и других компаний, который требует анализа. Например, пожар склада Озон.

● Библиотека с книгами

o Каждый сотрудник должен иметь доступ к корпоративной электронной библиотеке. Книги загружаются на корпоративный гугл [10] -диск.

● Собеседование как оценочное средство

o Раз в месяц сотрудники дают обратную связь приобретенному опыту, новым знаниям.

o Тест при устройстве на работу с целью выявления профессиональных навыков кандидата.

● Аудит как оценочное средство

o Аудит проводится раз в три месяца.

o Аудит необходим для выявления пробелов в знаниях у сотрудников и подтверждение их компетенции и навыков.

o Аудит также необходим для выявления желающих работать и обучаться, понимания того, насколько они гибкие и адаптивные.

● Тесты как оценочное средство

o Тесты формируются на основании LMS.

o Вопросы в тесте всегда содержат 4 ответа.

o Вопрос в тесте включает в себя: два ответа, отвечающих за логику процесса, где один из верный, второй вводит в заблуждение; один смешной; и еще один в корне не верный.

● Аудиозаписи звонков (библиотека звонков)

● Визуально-графические материалы, схемы бизнес-процессов

Сценарно-иллюстрированный квест определить


сделать


определить


определить


разработать (например, здоровается ли с клиентом и т.д.)


родить документ "список наставников, которым мы доверяем"


с прописанием компетенций этих сотрудников


актуализировать


и загрузить в ЛМС в раздел "прочие документы"


создать


Критерии оценки
● Практические задания

● Практический экзамен

● Ключевые показатели (KPI)

● Практика – критерий истины

● Процентная оценка и балльная оценка

● Внутренняя субъективная оценка сотрудниками на качество знаний

● Шкала оценки (не знает и не подходит или не знает, но есть потенциал)

● Диал-ап и внешние эксперты

● Требования к эксперту в жюри экзамена

● Критерий светофора (зеленый, оранжевый, красный)

● Рамка квалификаций

● Оценка не знаний, а потенциала человека

● Оценка личных качеств

● Создание кадрового резерва, лист ожидания/ второй шанс

● Оценка эмоционального интеллекта

● Коммуникативные, навыки, активность, умение выходить из стрессовых ситуаций

● Кинуть «в огонь», пусть работает

● Регулярный опрос сотрудников, чем хотелось бы заниматься

● Выявление супер-способностей

● Решение нестандартных задач

● Приобщение всех сотрудников к глобальным мероприятиям компании

● Ежегодная характеристика от руководителей в письменном виде

● Апробирование и запуск новых направлений

Роли и обратная связь в системе знаний для ее улучшение и развития компании
Кандидат (обучающийся)
Кандидат дает обратную связь (рефлексию) наставнику и HR для того чтобы изменять обучающие материалы в целях улучшения процесса обучения (просто ли вам было понять то, о чем мы говорим?).

Обратная связь от кандидата может включать оценку для формирования рейтинга от общего впечатления по 5-балл. шкале

Кандидату могут задаваться открытые вопросы. Например, какие блоки понравились, не понравились, что можно было бы улучшить, какой вау-эффект произвел урок или блок обучения.

Кандидат может написать отзыв на HH или других ресурсах

Сотрудник
Сотрудник дает обратную связь Руководителю и HR для улучшения процесса обучения, бизнес-процессов, дополнения базы знаний, процесса аттестации и улучшения компании в целом.

o Повышение качества сервиса для клиентов

o Для выравнивания знаний

o Для усовершенствования процесса работы, автоматизации

o Предложения, идеи, жалобы и боли

o Комментарии к задаче в CRM

● Наставник (куратор)

● HR

o Транслирует нормы корпоративной культуры

● Руководитель

● Клиент

● Редактор системы (может быть сотрудник или HR)

● Внешние эксперты

Отдел аналитики
Основные цели и задачи системы
● Трудоустроенный человек

● Квалифицированный и более компетентный сотрудник

● Улучшение процесса обучения и качество знаний

Принцип проведения финального экзамена для кандидата
● Теоретическая часть

o Большой финальный тест

o Понимать схему бизнес-процессов

● Практическая часть

o Звонок, типология звонков

o Поведение в различных ситуациях

o Использование скриптов

o Поход на склад

Рефлексия на суть понимания

Принцип проведения аудита для сотрудника
● Теоретическая часть

o Большой финальный тест

o Понимать схему бизнес-процессов

● Практическая часть

o Звонок, типология звонков

o Поведение в различных ситуациях

o Использование скриптов

o Поход на склад

Рефлексия на суть понимания